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Controlar vencimientos de facturas y recibos, con descuento comercial

No hace mucho tiempo, vimos una aplicación en Excel, con la que podíamos controlar vencimientos de facturas y recibos. Esta aplicación estaba pensada para controlar nuestra cartera de recibos y/o facturas pendientes de cobro, y para alertarnos llegado su vencimiento.

En el artículo de hoy, hemos añadido una funcionalidad adicional a esa aplicación en Excel, que no es otra que la del control del riesgo bancario por descuento de efectos. No entraré a detallar el código fuente, pues la mayoría de los usuarios harán caso omiso del mismo, ya que lo que buscan es una aplicación que les permita gestionar de una forma medianamente decente su cartera de recibos y de efectos descontados.

Para el que no sepa que es el descuento comercial, simplemente daré unas pinceladas, para comentar que se trata de una fórmula de financiación, por la cual el acreedor de una deuda, puede anticipar el cobro de la misma, normalmente a través de una entidad financiera, y a cambio de un tipo de interés que suele estar en función del plazo de vencimiento de la deuda. Lo normal es que las empresas soliciten a estas entidades financieras, la apertura de una línea de descuento por un determinado importe, de acuerdo a sus necesidades previamente establecidas. Las entidades financieras, una vez analizada la documentación que les solicitarán a estas empresas, determinarán si es factible la concesión de esa línea de descuento, y el importe de la misma. Las condiciones de esta línea de descuento, se deberían negociar de forma individualizada con la entidad financiera.

La aplicación que os presento hoy, y que no es más que una revisión de la que vimos en su día (la he llamado versión 2.0, por darle un toque algo más formal), consta en líneas generales de las siguientes mejoras:

Añade al libro una hoja donde se incluye una relación de las entidades financieras, así como el importe de la línea de descuento de cada una de ellas. Respecto al funcionamiento de la aplicación, en lo que respeta a este límite de descuento, comentar que lo normal es que las empresas no puedan exceder de este límite, pero como no siempre es así y cada empresa es un mundo, ya que a veces las entidades te permiten exceder ese límite, esta aplicación en Excel simplemente informa del importe del riesgo que tenemos en ese momento, del límite de la línea de descuento, y de si estamos excedidos o no, y por qué importe. Será el usuario quien decida a partir de esos datos, si la entidad financiera en cuestión, nos va a aceptar o no algún efecto comercial adicional para su descuento.


En la hoja de facturas, se ha añadido una columna, para informar a través de un desplegable, de la entidad financiera en la que vamos a negociar los efectos. En el encabezado de la columna, aparece el texto "Efecto descontado en", tal y como podéis comprobar en la siguiente imagen (si no lo veis bien, cliquead en la imagen para ampliarla):


Una vez hemos seleccionado una entidad financiera por donde descontar el efecto, veremos un MsgBox, de la siguiente forma:


El MsgBox nos informará de lo siguiente:

- Entidad financiera.
- Riesgo concedido.
- Cantidad descontada (y pendiente de vencimiento).
- Exceso/defecto sobre el límite de riesgo de la póliza de descuento.

Lo podemos comprobar en el siguiente MsgBox:


Finalmente, y una vez hayamos informado de todo lo necesario para el control de nuestras facturas, pulsaremos el botón Previsión de cobros, que nos llevará a la hoja donde tenemos la previsión de cobros, mes a mes. En esta hoja, se ha añadido una tabla en la que se incluye el riesgo por descuento que tenemos en cada entidad, y el mes de vencimiento de ese riesgo. En la tabla superior, como hasta ahora, tenemos la previsión de cobros, que incluye un cambio respecto a la versión anterior de esta misma aplicación. En esa tabla de cobros, evidentemente no aparecerán todos aquellos efectos que hayan sido negociados y por tanto descontados, pues ya habrán sido cobrados (lo cual no quiere decir que el deudor haya pagado).

En la aplicación anterior que no controlaba el riesgo por descuento de efectos, y cuyo enlace incluí al principio de este artículo, solo existía una tabla en la hoja de "Previsión de cobros", pero en esta nueva versión hay dos, una tabla para los cobros pendientes, y otra para los efectos descontados (y por tanto cobrados).


Desde aquí podéis descargar el fichero de Excel, con el ejemplo que hemos visto en este artículo (resubido, con mejoras en el código, el 09/07/2011). Espero vuestros comentarios, para saber si os ha sido útil o no :-)



13 comentarios:

Jose M. Sanchez dijo...

hola, que tal javier muy buena tu aplicacion y tu blog, no soy experto pero con tu blog y otro poco de mi conociento, he logrado realizar algunos truquillos. Pero quisiera saber como lograste defirnir el tamaño de la barra scroll inferior o de dezplazamiento horizontal, en otras palabras que no se pueda modificar su tamaño pero si desplazarse por toda la hoja como en tu aplicacion.
De antemano gracias por tu atencion y recibe saludos desde Paraiso - Tabasco - Mexico.

atte.
Jose Manuel S.A.

P.D. como puedo compartir con tu comunidad algunas aplicaciones que he realizado y tal vez les sean de utilidad.

Pipe dijo...

Qué tal Javier. Sería bueno saber algo acerca de los errores típicos en las macros. Por ejemplo cuando se está compilando una macro y aparece un mensaje "subíndice fuera del intervalo". ¿Eso qué es?
Muchas gracias.

Anónimo dijo...

un excelente trabajo que te agradezco hayas compartido abiertamente.

No se si seré muy atrevido, pero lo interesante de estos trabajos es poder adaptarlos a cada caso particular y más pudiendo aprovechar la capacidad de trabajo que nos ofrece Excel.

Es asi que te pido la clave de protección para poder realizar las modificaciones particulares.

Me reitero en el agradecimiento.
Guetpu

Javier Marco dijo...

Ninguno de los trabajos que publico tiene protección con password, ni a nivel de hojas, ni a nivel de macros. Si ves alguna hoja protegida, simplemente es para que el usuario no borre alguna fórmula, o algo que no tiene que borrar, pero se puede desproteger con una simple pulsación en la tecla intro (enter), pues las hojas están protegidas, pero sin password.

Saludos.

Anónimo dijo...

Reitero mi gratitud a la participación de un magnifico trabajo y por tu pronta respuesta.

La informática es una disciplina dinàmica y cuanto más te ofrece más le pides.

A medida que estoy estudiando como adaptar el desarrollo a mi caso particular se me ocurren nuevas posibilidades pero me surge una duda

Si de momento voy utilizandolo tal como está y llegado el momento modifico alguna macro añadiendole funciones o incluso añado alguna otra hoja, me guardará la información hasta el momento ?

Espero haber sabido explicarme y agradezco nuevamente tu atención

guetpu

Javier Marco dijo...

Si añades nuevas hojas, todo se te mantendrá, pero si modificas algún macro, deberás hacerlo de la forma correcta (mirando en qué afecta a otras macros), para no perder ninguna información, ni montar algún desastre.

Yo de tí, si quisiera cambiar algo, lo que haría sería crear una macro nueva, copiando el código del macro original, pegándolo, y editando en este nuevo macro las líneas que sean necesarias. Evidentemente, esto requerirá crear también una hoja nueva para testear el macro, y no machacar la hoja original.

Saludos.

Anónimo dijo...

Permiteme una pregunta generica.
Tal vez forma parte de la esencia de las macro, pero a mi me ha sorprendido, porque entiendo limita...
Iba a crear una macro, me he preocupado mucho de marcar que sea, macro para este libro.
Aun asi, al ir a darle nombre y estar seguro que el otro libro estaba marcado igual y cerrado al repetir el nombre desaparecen todas las opciones, incluso la de modificar, y solamente permanece activa la de EJECUTAR.

Digo que limita porque, suelo poner nombres que definen bastante bien lo que deseo de la macro, pero en dos libros distintos puede incorporar rangos distintos y solamente se me ha ocurrido la posibilidad de añandirle un numero de orden.

Me reitero en agradecerte tu atención

guetpu

Javier Marco dijo...

La verdad es que es la primera vez que escucho eso que dices. Lo mejora para trabajar con macros, es "verlos desde dentro", es decir, accediendo directamente al código fuente. Para ello, pulsa la tecla Alt y sin soltarla, pulsa la tecla F11. De esa forma entras en modo VBA, y dentro de Microsoft Excel Objetos, en ThisWorkbook, encontrarás el código fuente. Allí podrás editarlo, modificando o eliminado las líneas que quieras, y también ejecutarlo.

No obstante, parece más un tema de permisos de ese libro en concreto. Prueba en otro libro a ver si te hace lo mismo o no.

Saludos.

Anónimo dijo...

Gracias por la respuesta.

El problema se me da con la macro ---Auto_Open.

He seguido el consejo, he ido a los dos libros que tienen macro auto-open, me he asegurado que estan limitados al libro y he abierto un libro nuevo, libro1, sin más...
Con el mismo resultado, al teclear la n de open, todos los botones se desactivan quedando solamente EJECUTAR.

Me he asegurado de que los dos auto_open, tengan un desarrollo distinto.
Por un momento pense que tuviesen el mismo desarrollo.

En cuanto a ir al codigo fuente, no lo he terminado de entener, disculpa.
Apretando Alt+F11, se me abre la pantalla de VBA, la misma que si accedo al código de la hoja y una vez dentro, no he sabido buscar el proceso que me has dictado, almenos con el menú que figura en mi excel2010.

Abuso con otra pregunta, tengo una macro que ejecuta un filtro de una base de datos, incluso con un botón para activarla cuando he informado de las distintas variables.

Es aconsejable que en lugar de la macro lo reedite como código de hoja ???

Todavia no tengo muy claro en que casos usar el código o la macro.
Voy a codigohoja cuando quiero evitar copiar una formula en toda la columna, por ejemplo, AA1 = A1 o si A1 = x H1 = Date...logicamente, para toda la columna.

Muchas gracias por tu atención

Guetpu

Anónimo dijo...

Javier,
muy interesante tu blog, eres muy didactico para explicar todos los temas. Hoy especialmente lo he leído bastante.
Quiero plantearte una duda que tengo y no logro solucionar en una planilla de excel.
Necesito hacer recibos con datos existentes en una hoja, pero necesito que esos recibos se completen automáticamente con los datos, quizas no me haya explicado bien, pero si tuviera la posibilidad de pasarte el archivo, seguramente te daras cuenta a que me refiero.
Desde ya gracias por tu atención.
Pedro, desde Córdoba, Argentina.-

guetpu dijo...

2 dias fijos de vencimiento.

Vengo utilizando tu propuesta de control de recibos al descuento.

Se me está planteando un problema y por algún comentario el próximo año se verá agravado porque con la reducción de dias de credito a 75 dias, varios clientes me han avisado que pasaran a tener DOS dias de vencimiento.

por ejemplo, 5 y 20, 10 y 25, y uno de ellos ya me ha avisado que pagará los dias 20 y 30 de cada mes.

He intentado navegar por tu desarrollo, pero sinceramente, no me he visto capacitado para adaptarlo a mis necesidades (necesidades que supongo son compartidas por varios de tus seguidores)

Gracias una vez más por atenderme

Javier Marco dijo...

La verdad es que añadir un 2º día fijo de pago trastoca toda la aplicación, y requiere revisarla por completo. Casi prefiero no meterle mano, porque si te fijas, la fórmula del vencimiento es ya demasiado larga, y hasta yo me pierdo al leerla :-)

Siempre tienes la posibilidad de calcularla usando esta hoja: calcular vencimientos, e introducir ese dato manualmente en la celda, en lugar de dejar en ella una fórmula que nos daría un vencimiento incorrecto para algunos días (para otros, sería correcto, pues dependería del día que introdujiste como fecha fija de ese cliente).

Anónimo dijo...

javier Saludo coordial mire esta aplicacion contable es genial pero me gustaria que tuviera en cuenta los pagos y que amediada se vaya descontando con el importe para tener un saldo es decir si un credito de una factura se paga por cuotas al momento de el cliente va pagando se descuenten. yo tengo una aplicacion con macros qua ver se hace lo que le digo si me permite se la facilito para ver si puede adaptar esto.